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隨著計算機信息技術的飛速發展以及綠色低碳理念的深入人心,無紙化辦公開始成為全球趨勢。與此同時,企業信息化程度的不斷提高,在企業辦公中的電子化、信息化程度也越來越高,電子公文系統逐漸代替了紙質公文的傳遞。電子郵件系統可能是每天工作中第一個打開的程序,種種辦公自動化系統為企業提供方便的同時,越來越多的不便卻是傳統的辦公自動化系統無法解決的。
政府黨政機關、企事業單位會議繁多,專家會、局務會、評審會、培訓會、總結會等等,每次會議都會印刷大量的會議材料,耗費大量的紙張,同時印制等各種費用較高,人力及時間消耗較多,不僅增加財政成本,而且也不適應信息化時代的發展。此外,傳統會議模式也與當前國家積極倡導“節約用紙、綠色低碳”的紙張消費觀是不相映襯的。
傳統會議模式面臨以下幾個方面的挑戰:
l辦會效率低
l與會人員累
l表現形式單一
l安全保密隱患
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